公文書規範暨作業規則

愛麗舍宮秘書長

公文書規範暨作業規則
公布日期　一八三一年三月二十日（一八三一年第十七號）

第一條　　　為處理政府公文事項，特訂定本規則。
第二條　　　公文標題格式採以「（部門）（分類），字號（公文字號）」之格式。
第三條　　　公文字號格式採以「（日期）＋（三位數順序編號）」之格式，以阿拉伯數字書寫。
第四條　　　中央、地方政府各單位應設帖專門紀錄行文之順序。
第五條　　　公文依性質，分為下列種類：
　　　　　　一、機密件：內文得以隱藏，僅受文單位之長官或授權人員可拆閱。
　　　　　　二、一般件：內文不得隱藏。
第六條　　　公文處理時限，以下列規範為之：
　　　　　　一、最速件：三日。
　　　　　　二、速件：五日。
　　　　　　三、普通件：七日。
　　　　　　四、限期公文：按設期為之。
　　　　　　五、專案管制案件：辦理時間超過十五日，而按設期為之。
第七條　　　公文書之要求，應符合正確、簡明、整潔、完整、清晰、迅速、一致、周詳之作法。
第八條　　　公文書之目的，應以加速意見溝通、促進協調合作、提高行政效率為之。
第九條　　　公文之書寫，以繁體中文之書面用語、習慣為之。
第十條　　　公文之發文，以下列分類為之：
　　　　　　一、令：屬下行文。為皇帝、執政官公布法律、發布命令，
　　　　　　　　　　一般機關發布法規命令、解釋性規定或裁量基準之行政規則；
　　　　　　　　　　地方機關公（發）布自治法規及各機關發布人事任免、獎懲時用之。
　　　　　　二、呈：屬上行文。即部門對執政官有所呈請或報告時用之。
　　　　　　三、咨：屬平行文。皇家官員與執政官公文往復時用之。
　　　　　　四、函：包括對上、對下、對平行機關、不相隸屬機關及與人民之間相互行文用之。
第十一條　　公文之發文，由部門長官為之；如授權，則得以由屬官為之。
第十二條　　公文之撰寫，以下列方式為之：
　　　　　　一、一段式：主旨。案情簡單，五十字完成為原則。
　　　　　　二、二段式：主旨、說明或主旨、辦法。
　　　　　　三、三段式：主旨、說明、辦法。
　　　　　　公文之開頭，應載明發文單位、受文單位及公文性質、處理時限。
　　　　　　公文之末端，應載明日期、發文者職銜、發文者姓名。
第十三條　　公文之處理，視發文內容辦理後，委以適當回覆之。
第十四條　　發文、收文之單位應盡公文保管之責，不得毀損公文。
第十五條　　本法之更修由執政官擬定更修草案，經皇帝批准後，得以詔令或命令公告生效之。